Hvor mange r’vsyge præsentationer og fremlæggelser er du indlagt til på en almindelig arbejdsuge? Lad være at blive en del af statistikken — brug disse 10 tips til at puste lidt liv i projektoren, gøre emnet interessant og dit eget budskab skarpere.
Jeg har samlet disse erfaringer fra vel over 100 oplæg af forskellig art, fra kundepræsentationer i et lukket forum, til lange foredrag for et hav af deltagere. Nu deler jeg dem her, i håb om, at de kan være brugbare for dig.
1. Ét slide = 20–30 sekunder = 2,5 dias / minut
Jo hurtigere du taler, jo flere slides skal du bruge. En præsentation på 20 minutter skal altså fylde ca. 50 slides, en på 45 minutter = 90–110 slides. I gennemsnit. For nogle pointer fortjener et helt minut, eller mere, i rampelyset, mens andre skal leveres hurtigt, lige efter hinanden. Sådan skaber du rytmen i dit oplæg.
Men, som tommelfingerregel kan du altså nå 2–3 slides i minuttet.
2. Lad være med at læse slides op
Jeg kan godt selv, tak. Læser du hele tiden teksten på skærmen højt, er det først lidt akavet og til sidst bare irriterende. Dobbeltkonfekt.
Prøv at forklare din pointe i andre vendinger end dem, du bruger i teksten. Så giver du nemlig plads til at nogen i publikum læser, mens andre lytter — men alle får det hele med.
3. Tving mig ikke til at læse, når du taler
Budskabet drukner, når både øjne og ører skal bruges til at forstå pointen. Min hjerne vælger helt automatisk én af delene, fordi den kognitive belastning bliver for stor, og så føler jeg, at jeg ikke får det hele med, og det giver mig en dårlig oplevelse af dit oplæg.
Giv plads til pointen, ved at bryde lange tekster op i flere slides. Det gør det også nemmere at variere ordene, så du ikke kommer til at læse op.
4. Ingen bullets!
“Super godt oplæg! Jeg blev helt revet med af dine punktopstillinger!”
— sagde ingen, nogensinde.
Dit budskab skal formidles. Med indlevelse, overbevisning og måske endda lidt dramatik. Punktform har ingen af delene. Der er altid et bedre format end punktform.
Ja, okay, visse pointer gør sig bedst på en liste. Eksemplvis en agenda for mødet, eller programmet for dagen. Eller huskelister som “Trin 1-2-3”, og “Opsummering: 3 ting du skal huske nu”.
Bullet-listen bryder reglen om én pointe per slide, men må du absolut bruge bullets, så husk i det mindste at vise dem ét klik ad gangen, så jeg kan følge med.
5. Du skal aldrig undskylde
Kan du huske i tredje klasse, når man skulle fremlægge sin planche? Nervøs fik man fremstammet et “vi har desværre ikke fået lavet så meget som vi gerne ville”, før man begyndte sin præsentation. Don’t do that.
Du skal aldrig sige undskyld. Uanset om teknikken driller, dit slide mangler noget, materialet er helt nyt, eller (især) hvis der er personlige forhold i vejen, som fx forberedelse, nervøsitet, forsinkelse eller lignende.
Når du undskylder noget i din præsentation, får du måske lettet samvittigheden, men hvordan reagerer din modtager?
Hendes oplevelse bliver påvirket af den uventede undskyldning, og kun til det værre. Du gør hende jo opmærksom på noget, som hun nu går glip af, eller, i bedste fald, noget, der egentlig er ligegyldigt.
Du kan med andre ord ikke vinde her: Worst case—du skuffer dit publikum; best case—de trækker på skuldrene og venter på du går videre. Så lad være med at undskylde situationen og flytte folks opmærksomhed — bare fortsæt.
6. Lyse farver duer ikke til at vise vigtige ting
Tag en klassiker fra designeren (mig): Lysegrå. Den er så god til sekundære overskrifter, baggrunde i en grafik, og fine, flotte kanter rundt om ting, der ser rigtig lækre ud på min Macbook.
Men ni ud af ti projektorer i dansk erhvervsliv er indstillet forkert af håbefulde pilfingre i en håbløs menu, og hænger i et lokale med lysstofrør og hvide bordplader. Du ved, den virkelige verden.
Hold dig til et lille antal klare og tydelige farver, og undgå nuancer af den samme farvetone.
7. Brug kontrast som din primære visuelle effekt
Stærke pointer er simple, så det skal dine slides også være. Du har brug for mest mulig tid til din forberedelse og levering, så jo mindre du behøver at lege grafiker, jo bedre. Vil du hellere bruge tid på indhold end skabelon, så brug de her hacks:
Sådan skaber du kontrast og blikfang i dine slides:
- Din Basis-skabelon (“master” i keynote/powerpoint) har:
- Hvid baggrund (så kan de fleste grafikker sættes ind uden videre behandling)
- Sort tekst, men ikke helt sort – fx farvekoden #212121
- 2 primære farver, til kontrast og fremhævning
- Dit navn/kontakt i nederste højre hjørne, ganske småt og helt ude ved kanten, og eventuelt titel på event, eller oplæg, i modsatte side
- Du har skabeloner (“master layouts” i keynote/powerpoint *theme*) til:
- Stort billede/grafik der står alene, eller med en enkelt caption
- Nye afsnit/sektioner, med et enkelt ord eller en kort sætning, i en KÆMPE skriftstørrelse
- En centreret overskrift, i midten, eventuelt med en undertitel (= én pointe per slide!)
- En (lidt) længere tekst-passage, med ekstra lir på skriftbehandling (god til fx citater)
8. Køb ikke færdige skabeloner med et omfattende visuelt tema
Der findes vanvittigt flotte themes på internettet, der sparer dig alt arbejdet med at lave skabelonerne selv. Siger de, i hvert fald. Og når man ser dem, tænker man hurtigt “det ser godt ud, så det kommer jeg også til”. Men du snyder dig selv, når du køber resultatet uden mellemregningen.
Med færdige skabeloner er du nemlig tvunget til at “fylde ud”, fremfor at “finde på”, fordi skabelonen er lavet færdig før indholdet, når det jo burde være omvendt.
Brug i stedet tiden på at finde en god skrifttype og en pæn farvepalette, så har du allerede 80% af en visuel identitet i dine slides. Husk: Du skal designe strukturen og rytmen i dine sektioner, og måden de visuelt adskiller dine pointer.
9. Køb en dyr fjernbetjening
Ok, den her fra Kensington er ikke engang særligt dyr, men den er god. Min egen favorit er dog Spotlight fra Logitech. Den lader fuldt op på blot tre minutter, og kan vibrere i din hånd 5 minutter før præsentationen slutter. Og andre smarte ting.
Tro mig, du vil ikke stå og risikere at bryde reglen om undskyldninger, bare fordi din klikker driller. Køb en af de dyre fjernbetjeninger.
10. Husk: De vil have, at du gør det godt
Uanset om du fremlægger til et helt ordinært møde, eller om du står på en konference foran flere hundrede, så husk, at de sidder der allesammen for at blive underholdt og informeret.
De vil have, at du lykkes, så de får noget ud af deres tid.
You got this.
—
Tjek også disse udødelige tips og tricks fra Rand Fishkin: “How to Cheat at Creating Great Presentations”.